Sistema visual de gestión de flujo que limita el trabajo en curso para maximizar la eficiencia.
Kanban (palabra japonesa que significa «tarjeta visual») es un método popular de gestión de flujo de trabajo para definir, gestionar y mejorar los servicios que entregan trabajo de conocimiento. Su objetivo principal es visualizar el trabajo, maximizar la eficiencia y mejorar continuamente.
Originalmente derivado del sistema de producción de Toyota (Just-in-Time), en la gestión de proyectos moderna se utiliza para equilibrar la demanda con la capacidad disponible del equipo, evitando cuellos de botella.
Prácticas Generales de Kanban
Para implementar Kanban correctamente, se deben seguir seis prácticas esenciales:
- Visualizar el flujo de trabajo: Normalmente mediante un tablero (físico o digital) con columnas que representan los estados del proceso (ej. «Por hacer», «En progreso», «Hecho»).
- Limitar el trabajo en curso (WIP): Establecer un número máximo de tareas que pueden estar en una columna simultáneamente para evitar la sobrecarga y fomentar que se terminen tareas antes de empezar nuevas («Stop starting, start finishing»).
- Gestionar el flujo: Observar y medir cómo se mueven las tareas para reducir tiempos de espera.
- Hacer explícitas las políticas: Definir claramente cuándo una tarea se considera terminada o lista para pasar a la siguiente fase.
- Circuitos de retroalimentación (Feedback loops): Reuniones y revisiones para comparar lo esperado con lo real.
- Mejorar colaborativamente: Usar el método científico para proponer y probar cambios en el proceso.
Diferencia clave con Scrum
Mientras que Scrum funciona en intervalos de tiempo fijos (Sprints), Kanban es un proceso de flujo continuo. Las tareas entran y salen del tablero según la capacidad del equipo, permitiendo cambios de prioridades más rápidos y entregas en cualquier momento.